Raumbuchung

Warum digitale Raumbuchung immer wichtiger wird

Digitale Raumbuchung verbindet bestehende Kalender mit digitalen Türschildern und Displays direkt am Raum. Mitarbeitende buchen Meeting- und Besprechungsräume weiterhin wie gewohnt über Outlook, Exchange, Google Workspace oder iCal. Die aktuelle Raumbelegung wird anschließend automatisch auf dem jeweiligen Raumbuchungsdisplay angezeigt.

Gerade in Unternehmen mit vielen Meetingräumen, flexiblen Arbeitsplätzen oder hybriden Teams fehlt häufig die Transparenz darüber, welche Räume tatsächlich verfügbar sind. Räume sind im Kalender gebucht, werden aber nicht genutzt, Meetings enden früher oder Mitarbeitende suchen spontan nach einem freien Besprechungsraum.

Mit connectSignage wird der aktuelle Raumstatus direkt vor Ort sichtbar. Freie Räume können über Touch-Displays spontan gebucht und bei einem früheren Meetingende wieder freigegeben werden. Änderungen werden mit dem angebundenen Kalender synchronisiert, sodass Raumbelegungen jederzeit aktuell bleiben.

Typische Einsatzbereiche

Digitale Raumbuchung eignet sich überall dort, wo Räume regelmäßig geplant, reserviert oder spontan genutzt werden.

Typische Einsatzorte:

• Meeting- und Besprechungsräume
• Konferenzräume
• Schulungs- und Seminarräume
• Workshop- und Projekträume
• Telefonboxen und Fokus-Räume
• Beratungsräume
• Sitzungssäle
• Coworking-Bereiche
• Tagungs- und Veranstaltungsräume
• Multifunktionsräume

Je nach Raumtyp können unterschiedliche Anforderungen abgebildet werden. Während bei klassischen Meetingräumen die Buchung und Verfügbarkeit im Mittelpunkt stehen, sind bei flexiblen Arbeitswelten insbesondere spontane Buchungen und eine schnelle Übersicht über freie Räume relevant.

Welche Informationen angezeigt werden können

Digitale Raumbuchungsdisplays zeigen auf einen Blick, wie ein Raum aktuell genutzt wird und wann er wieder verfügbar ist.

Typische Informationen:

• Raumname
• aktueller Raumstatus
• frei, belegt oder reserviert
• Meetingname
• Start- und Endzeit
• nächste Buchung
• Dauer des Meetings
• Ansprechpartner
• Raumkapazität
• Hinweise zur Ausstattung
• QR-Codes und weitere Informationen

Raumbuchungsdisplays mit LED-Statusanzeige können zusätzlich bereits aus der Entfernung sichtbar machen, ob ein Raum frei oder belegt ist. Über Touch-Funktionen können freie Räume direkt am Display gebucht oder bestehende Buchungen vorzeitig beendet werden.

Vorteile digitaler Raumbuchung

Digitale Raumbuchung macht Raumbelegungen transparenter und hilft Unternehmen dabei, vorhandene Meetingräume effizienter zu nutzen. Mitarbeitende erkennen direkt vor Ort, welche Räume verfügbar sind, und können spontane Meetings einfacher organisieren.

Gleichzeitig bleiben bestehende Prozesse erhalten: Räume werden weiterhin über Outlook, Exchange, Google Workspace oder iCal gebucht. connectSignage übernimmt die Kalenderinformationen automatisch und macht sie auf den entsprechenden Raumbuchungsdisplays sichtbar. Mitarbeitende müssen dadurch kein zusätzliches Buchungssystem erlernen.

Mit connectSignage können mehrere Raumbuchungsdisplays zentral verwaltet und mit Welcome-Screens, digitalen Übersichtstafeln oder digitaler Wegeleitung kombiniert werden. Dieselben Kalenderdaten können dadurch an verschiedenen Stellen im Gebäude genutzt werden – vom Empfang bis zum Meetingraum.

Für welche Branchen eignet sich digitale Raumbuchung?

Digitale Raumbuchung eignet sich besonders für Organisationen mit regelmäßig genutzten Meeting-, Konferenz- oder Besprechungsräumen.

Besonders relevant sind:

• Industrie und Produktion
• Dienstleistungsunternehmen
• Banken und Versicherungen
• Behörden und Verwaltungen
• Schulen und Hochschulen
• Gesundheitswesen
• Hotels und Tagungszentren
• Beratungen und Agenturen
• Coworking-Spaces
• Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen

Der größte Nutzen entsteht dort, wo viele Räume regelmäßig gebucht werden und Mitarbeitende oder Besucher schnell erkennen müssen, welche Räume aktuell frei, belegt oder reserviert sind.