Raumbuchung

Was ist digitale Raumbuchung und wie funktioniert sie?

Digitale Raumbuchung verbindet bestehende Kalender mit digitalen Türschildern und Displays direkt am Raum. Mitarbeitende buchen Besprechungs- und Konferenzräume weiterhin wie gewohnt über Outlook, Exchange, Google Workspace oder iCal. Die aktuelle Raumbelegung wird anschließend automatisch auf dem jeweiligen Raumbuchungsdisplay angezeigt.

Gerade in Unternehmen mit vielen Besprechungsräumen, flexiblen Arbeitsplätzen oder hybriden Teams fehlt häufig die Transparenz darüber, welche Räume tatsächlich verfügbar sind. Räume sind im Kalender gebucht, werden aber nicht genutzt, Meetings enden früher oder Mitarbeitende suchen spontan nach einem freien Besprechungsraum.

Mit connectSignage ist der aktuelle Raumstatus direkt vor Ort sichtbar. Freie Räume können über Touch-Displays spontan gebucht und bei einem früheren Meetingende wieder freigegeben werden. Änderungen werden mit dem angebundenen Kalender synchronisiert, sodass die Raumbelegung jederzeit aktuell bleibt.

Wo wird digitale Raumbuchung eingesetzt?

Digitale Raumbuchung eignet sich überall dort, wo Räume regelmäßig geplant, reserviert oder spontan genutzt werden.

Typische Einsatzbereiche:

• Meeting- und Besprechungsräume
• Konferenzräume
• Schulungs- und Seminarräume
• Workshop- und Projekträume
• Telefonboxen und Fokus-Räume
• Beratungsräume
• Boardrooms
• Coworking-Bereiche
• Kongress- und Veranstaltungsräume
• Multifunktionsräume

Je nach Raumtyp lassen sich unterschiedliche Anforderungen abbilden. Während bei klassischen Besprechungsräumen Buchung und Verfügbarkeit im Vordergrund stehen, sind in flexiblen Arbeitsumgebungen spontane Buchungen und der schnelle Überblick über freie Räume besonders relevant.

Welche Informationen zeigt ein Raumbuchungsdisplay?

Digitale Raumbuchungsdisplays zeigen auf einen Blick, wie ein Raum aktuell genutzt wird und wann er wieder verfügbar ist.

Typische Informationen:

• Raumname
• Aktueller Raumstatus
• Frei, belegt oder reserviert
• Meetingname
• Start- und Endzeit
• Nächste Buchung
• Meetingdauer
• Ansprechperson
• Raumkapazität
• Ausstattungsmerkmale
• QR-Codes und weiterführende Informationen

Raumbuchungsdisplays mit LED-Statusanzeige können zusätzlich schon aus der Entfernung sichtbar machen, ob ein Raum frei oder belegt ist. Über Touch-Funktionen lassen sich freie Räume direkt am Display buchen oder bestehende Buchungen früher beenden.

Welche Vorteile bietet digitale Raumbuchung?

Digitale Raumbuchung macht die Raumnutzung transparenter und hilft Unternehmen dabei, vorhandene Besprechungsräume effizienter zu nutzen. Mitarbeitende sehen direkt vor Ort, welche Räume verfügbar sind, und können spontane Meetings einfacher organisieren.

Bestehende Abläufe bleiben dabei erhalten: Räume werden weiterhin über Outlook, Exchange, Google Workspace oder iCal gebucht. connectSignage übernimmt die Kalenderinformationen automatisch und macht sie auf den zugehörigen Raumbuchungsdisplays sichtbar. Mitarbeitende müssen dadurch kein zusätzliches Buchungssystem erlernen.

Mit connectSignage lassen sich mehrere Raumbuchungsdisplays zentral verwalten und mit Welcome Screens, digitalen Übersichten oder Wegeleitung kombinieren. Dieselben Kalenderdaten können dadurch an verschiedenen Stellen im Gebäude genutzt werden – vom Empfang bis zum Besprechungsraum.

Für welche Branchen eignet sich digitale Raumbuchung?

Digitale Raumbuchung eignet sich besonders für Organisationen mit häufig genutzten Besprechungs-, Konferenz- oder Veranstaltungsräumen.

Besonders relevant ist sie für:

• Industrie und Produktion
• Dienstleistungsunternehmen
• Banken und Versicherungen
• Behörden und Verwaltung
• Schulen und Hochschulen
• Gesundheitswesen
• Hotels und Tagungszentren
• Beratungen und Agenturen
• Coworking-Spaces
• Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen

Der größte Nutzen entsteht dort, wo viele Räume regelmäßig gebucht werden und Mitarbeitende oder Besucher schnell erkennen müssen, welche Räume aktuell frei, belegt oder reserviert sind.