Digitales Schwarzes Brett Guide: Software, Planung & Umsetzung

Du möchtest ein digitales schwarzes Brett im Unternehmen einführen? Dann brauchst du mehr als einen Bildschirm an der Wand.

Für eine funktionierende Lösung müssen Digital-Signage-Software, Hardware, Inhalte, Standorte, Integrationen und interne Verantwortlichkeiten zusammenspielen.

Die Umsetzung lässt sich grundsätzlich in sechs Schritte unterteilen:

1. Ziel und Zielgruppen definieren
2. Standorte für die Displays festlegen
3. Digital-Signage-Software auswählen
4. Hardware und bestehende Systeme einbinden
5. Inhalte, Rollen und Rechte definieren
6. Mit einem Pilotprojekt starten und anschließend skalieren

In diesem Guide zeigen wir dir Schritt für Schritt, worauf du dabei achten solltest.

Wenn du dir zuerst einen Überblick über die Lösung mit connectSignage verschaffen möchtest, findest du auf unserer Lösungsseite Digitales Schwarzes Brett die wichtigsten Funktionen und Einsatzmöglichkeiten.

Du möchtest zunächst verstehen, wie digitale schwarze Bretter funktionieren und wofür sie eingesetzt werden? Dann findest du die Grundlagen in unserem Artikel Digitales Schwarzes Brett: Interne Kommunikation sichtbar machen.

1. Ziele und Zielgruppen definieren

Bevor du Software oder Displays auswählst, solltest du klären, welches Kommunikationsproblem das digitale schwarze Brett lösen soll.

Typische Ziele sind:

• Mitarbeitende ohne eigenen PC erreichen
• Informationen in der Produktion sichtbar machen
• Schicht- und Dienstpläne digital bereitstellen
• Unternehmensnews schneller verteilen
• mehrere Standorte zentral informieren
• klassische Aushänge digitalisieren
• Informationen aus bestehenden Systemen auf Displays bringen
• Sicherheits- oder Produktionsinformationen aktuell anzeigen

Eine hilfreiche Ausgangsfrage lautet:

Welche Mitarbeitenden erreichen unsere bestehenden Kommunikationskanäle heute nicht zuverlässig und welche Informationen sollen künftig auf Displays sichtbar sein?

Damit wird auch klarer, wo Displays benötigt werden und welche Funktionen die Software später erfüllen muss.

2. Geeignete Standorte für die Displays festlegen

Nachdem Ziele und Zielgruppen definiert sind, solltest du festlegen, an welchen Orten die Displays Informationen tatsächlich sichtbar machen sollen.

Geeignete Standorte können beispielsweise sein:

• Produktionsbereiche
• Eingangsbereiche
• Pausenräume
• Kantinen
• Aufenthaltsräume
• Umkleiden
• Flure
• Lager- und Logistikbereiche

Entscheidend ist, dass sich die jeweilige Zielgruppe dort regelmäßig aufhält oder vorbeikommt.

Auch der Inhalt sollte zum Standort passen: Ein Display in der Produktion kann beispielsweise Schichtpläne, Sicherheitsinformationen oder Produktionskennzahlen zeigen, während in einem Pausenraum eher Unternehmensnews, HR-Mitteilungen oder Veranstaltungen relevant sind.

Gerade für Mitarbeitende ohne festen PC-Arbeitsplatz können solche Displays bestehende Kanäle wie E-Mail, Intranet oder Mitarbeiter-App sinnvoll ergänzen.

3. Welche Software eignet sich für ein digitales schwarzes Brett?

Für ein digitales schwarzes Brett eignet sich eine Digital-Signage-Software, mit der Inhalte, Displays, Standorte, Benutzer und Veröffentlichungszeiten zentral verwaltet werden können.

Welche Software geeignet ist, hängt insbesondere von der Anzahl der Displays und Standorte, der vorhandenen Hardware, der bestehenden IT-Infrastruktur und den benötigten Integrationen ab.

Bei der Auswahl solltest du insbesondere darauf achten, ob die Software:

• Inhalte und Displays zentral verwalten kann
• zeit- und standortabhängige Ausspielung unterstützt
• Rollen und Benutzerrechte abbilden kann
• bestehende Systeme und Datenquellen integrieren kann
• Monitoring und Geräteverwaltung ermöglicht
• Inhalte bei Bedarf auch offline wiedergeben kann
• mit der vorhandenen oder geplanten Hardware kompatibel ist
• Cloud- und/oder On-Premises-Betrieb ermöglicht
• auf weitere Displays und Standorte skalierbar ist

Gerade bei mehreren Standorten sollte sich die Lösung erweitern lassen, ohne für jedes Werk oder jede Niederlassung eine separate Struktur aufbauen zu müssen.

Mit der connectSignage Digital-Signage-Plattform lassen sich Inhalte, Geräte und Standorte zentral verwalten. Inhalte können zeit- und standortabhängig ausgespielt und Benutzer über Rollen und Rechte verwaltet werden.

4. Welche Funktionen sollte die Software bieten?

Für die Auswahl einer Software für digitale schwarze Bretter solltest du insbesondere folgende Funktionen prüfen:

Zentrale Content-Verwaltung

Inhalte sollten an einer Stelle erstellt und anschließend auf den gewünschten Displays veröffentlicht werden können.

Zeitplanung

Informationen sollten zu definierten Zeitpunkten automatisch erscheinen und wieder entfernt werden können.

Das ist beispielsweise für Veranstaltungen, Schichtinformationen oder zeitlich begrenzte Hinweise relevant.

Standortbasierte Ausspielung

Nicht jede Information ist für jeden Standort relevant. Deshalb sollte festgelegt werden können, welche Inhalte unternehmensweit und welche nur auf ausgewählten Displays erscheinen.

Rollen und Rechte

Unterschiedliche Abteilungen oder Standorte benötigen unterschiedliche Zugriffsrechte. Die Software sollte deshalb ein Rollen- und Berechtigungskonzept unterstützen.

Integrationen und Schnittstellen

Bereits vorhandene Informationen sollten möglichst nicht ein zweites Mal manuell gepflegt werden müssen. Schnittstellen und Integrationen ermöglichen die Anbindung bestehender Systeme und Datenquellen.

Monitoring

Bei mehreren Displays sollte zentral erkennbar sein, ob die eingesetzten Player und Displays ordnungsgemäß funktionieren.

Offline-Wiedergabe

Auch bei vorübergehenden Netzwerkproblemen sollten bereits bereitgestellte Inhalte weiter abgespielt werden können.

connectSignage bündelt diese Funktionen innerhalb einer zentralen Plattform und bietet unter anderem Zeitplanung, Rollenverwaltung, Geräteübersicht, Monitoring, Offline-Modus sowie offene Schnittstellen und Integrationen.

5. Cloud oder On-Premises?

Bei der Planung solltest du auch entscheiden, wie die Digital-Signage-Software betrieben werden soll.

Bei einer Cloud-Lösung wird die Plattform über eine bereitgestellte Cloud-Infrastruktur betrieben.

Bei einer On-Premises-Lösung läuft die Software dagegen innerhalb der eigenen Infrastruktur des Unternehmens.

Welches Betriebsmodell geeignet ist, hängt unter anderem von der IT-Strategie, den internen Sicherheitsanforderungen und bestehenden Unternehmensrichtlinien ab.

connectSignage unterstützt sowohl Cloud als auch On-Premises. Dadurch lässt sich das Betriebsmodell an unterschiedliche IT-Anforderungen anpassen.

6. Welche Hardware braucht ein digitales schwarzes Brett?

Für ein digitales schwarzes Brett werden grundsätzlich ein Display und eine geeignete Player-Lösung benötigt.

Welche Hardware sinnvoll ist, hängt vom Einsatzort ab.

Bei der Auswahl solltest du beispielsweise berücksichtigen:

• Größe des Displays
• Betrachtungsabstand
• Helligkeit
• tägliche Betriebsdauer
• Hoch- oder Querformat
• Netzwerkverbindung
• Touch-Funktion
• integrierter oder externer Player
• Umgebungsbedingungen

Ein Bildschirm im Büro stellt beispielsweise andere Anforderungen als ein Display in einer Produktionshalle.

Auch vorhandene Hardware sollte berücksichtigt werden. Eine hardwareunabhängige Digital-Signage-Plattform kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn bereits unterschiedliche Displays oder Player im Unternehmen vorhanden sind.

connectSignage unterstützt verschiedene SoC- und Player-Plattformen sowie Betriebssysteme, darunter Samsung, LG, Sony, Philips, iiyama, BrightSign, Windows und Android.

7. Inhalte und Content-Konzept festlegen

Welche Inhalte auf einem digitalen schwarzen Brett erscheinen, sollte sich an Zielgruppe, Standort und Informationsbedarf orientieren.

Typische Inhalte können beispielsweise sein:

• Unternehmensnews
• HR-Mitteilungen
• Schicht- und Dienstpläne
• Sicherheitsinformationen
• Produktionsinformationen
• Termine und Veranstaltungen
• Kennzahlen und Dashboards
• Speisepläne
• standortspezifische Hinweise

Entscheidend ist jedoch nicht, möglichst viele Informationen gleichzeitig auf einem Display unterzubringen.

Eine bessere Leitfrage lautet:

Welche Informationen benötigen die Mitarbeitenden an diesem Standort – und wie aktuell müssen diese Informationen sein?

Ein Display in einer Produktionshalle kann beispielsweise Schichtpläne, Sicherheitsinformationen und Produktionskennzahlen zeigen. In einem Pausenraum können dagegen Unternehmensnews, HR-Mitteilungen oder Veranstaltungen im Vordergrund stehen.

Für die Planung solltest du außerdem festlegen:

• Wer erstellt und aktualisiert die Inhalte?
• Welche Inhalte werden zentral und welche lokal gepflegt?
• Welche Informationen sollen automatisch aus bestehenden Systemen übernommen werden?
• Wie lange sollen Inhalte sichtbar bleiben?
• Welche Inhalte müssen regelmäßig oder zeitgesteuert aktualisiert werden?

Eine ausführliche Übersicht möglicher Inhalte und Einsatzbereiche findest du in unserem Grundlagenartikel „Digitales Schwarzes Brett: Interne Kommunikation sichtbar machen“.

8. Bestehende Systeme und Datenquellen integrieren

Ein digitales schwarzes Brett sollte möglichst kein zusätzliches Informationssilo schaffen.

Prüfe deshalb vor der Einführung, wo die benötigten Informationen heute gepflegt werden. Existiert bereits ein führendes System, ist eine automatisierte Anbindung häufig sinnvoller als eine zweite manuelle Pflege.

Das Grundprinzip ist:

Bestehende Datenquelle → Digital-Signage-Plattform → ausgewählte Displays

Mögliche Datenquellen und Systeme sind beispielsweise:

• SharePoint
• Microsoft Teams
• Power BI
• OneDrive
• Kalender
• Datenbanken
• ERP-Systeme
• Netzwerkordner
• RSS-Feeds
• APIs und interne Anwendungen

Über Integrationen und Schnittstellen können vorhandene Informationen automatisiert auf Displays gebracht werden.

So können beispielsweise Schichtinformationen aus einer bestehenden Datenquelle auf Displays in der Produktion erscheinen, während Kennzahlen aus Power BI oder Informationen aus SharePoint auf anderen Displays ausgespielt werden.

Mit connectSignage lassen sich unterschiedliche bestehende Systeme und Datenquellen in die Display-Kommunikation integrieren.

9. Wie verwaltet man digitale schwarze Bretter an mehreren Standorten?

Bei mehreren Werken, Niederlassungen oder Gebäuden sollte die Verwaltung zentral erfolgen und gleichzeitig lokale Inhalte ermöglichen.

Dafür können Inhalte beispielsweise in verschiedene Ebenen gegliedert werden:

Unternehmensweit
Informationen für alle Mitarbeitenden und Standorte.

Standortbezogen
Informationen für ein bestimmtes Werk oder eine Niederlassung.

Bereichsbezogen
Informationen für Produktion, Verwaltung, Empfang oder andere Bereiche.

Displaybezogen
Inhalte, die ausschließlich auf einem bestimmten Bildschirm erscheinen.

Ein Beispiel:

Alle Standorte
→ Unternehmensupdate

Werk A
→ lokale Veranstaltung

Produktion Werk A
→ Schichtplan und Produktionsinformationen

Empfang Werk A
→ Besucherinformationen

Mit einer zentralen Plattform müssen die einzelnen Displays dafür nicht separat verwaltet werden.

connectSignage ermöglicht die zentrale Steuerung von Screens sowie eine zeit- und standortbasierte Ausspielung von Inhalten.

10. Rollen und Rechte festlegen

Je mehr Personen mit dem System arbeiten, desto wichtiger wird ein klares Berechtigungskonzept.

Vor dem Rollout solltest du deshalb festlegen:

• Wer darf Inhalte erstellen?
• Wer darf Inhalte bearbeiten?
• Wer darf Inhalte veröffentlichen?
• Wer verwaltet einzelne Standorte?
• Wer verwaltet Displays und Player?
• Welche Abteilungen dürfen welche Inhalte bearbeiten?

Ein mögliches Modell:

Unternehmenskommunikation
→ zentrale Unternehmensnews

HR
→ Mitarbeiterinformationen

Lokale Verantwortliche
→ standortbezogene Inhalte

IT
→ Benutzer, Geräte und technische Infrastruktur

So können mehrere Abteilungen mit demselben System arbeiten, ohne dass jede Person Zugriff auf sämtliche Inhalte und Displays benötigt.

Rollen- und Benutzerverwaltung sowie Active-Directory-Anbindung gehören zu den auf der connectSignage-Plattform ausgewiesenen Funktionen.

11. Praxisbeispiel: Digitales schwarzes Brett in der Produktion bei RAILONE

Wie digitale schwarze Bretter in Produktionsumgebungen eingesetzt werden können, zeigt RAILONE.

In den Werken haben viele Mitarbeitende keinen festen Arbeitsplatz und keinen regelmäßigen Zugang zu E-Mail oder Intranet. Analoge schwarze Bretter wurden zuvor manuell gepflegt, wodurch Informationen nicht immer aktuell oder standortübergreifend einheitlich verfügbar waren.

Mit connectSignage werden digitale schwarze Bretter in den Werken zentral gesteuert. Darüber werden unter anderem aktuelle Schichtpläne und relevante interne Informationen direkt im Arbeitsumfeld sichtbar gemacht.

Die Inhalte können zentral angepasst und standortübergreifend verteilt werden. Dadurch erreicht RAILONE Mitarbeitende unabhängig davon, ob sie an einem klassischen Büroarbeitsplatz oder direkt im Werk arbeiten.

Weitere Einsatzmöglichkeiten findest du auf unserer Seite Digital Signage für Industrie und Produktion.

12. Mit einem Pilotprojekt starten

Bei größeren Projekten kann es sinnvoll sein, nicht sofort alle Standorte auszustatten.

Starte beispielsweise mit:

1 Standort → wenige Displays → definierte Zielgruppe → klar definierte Inhalte

Im Pilotprojekt kannst du prüfen:

• Sind die Display-Standorte sinnvoll?
• Werden die richtigen Informationen angezeigt?
• Funktionieren die gewählten Content-Prozesse?
• Sind Integrationen zuverlässig?
• Sind Rollen und Verantwortlichkeiten klar?
• Wie häufig müssen Inhalte aktualisiert werden?
• Welche Rückmeldungen gibt es von Mitarbeitenden?

Die Erkenntnisse aus dem Pilotprojekt können anschließend in den weiteren Rollout einfließen.

13. Rollout auf weitere Standorte

Funktioniert der Pilot, kann die bestehende Struktur schrittweise erweitert werden.

Dabei sollten möglichst viele Standards aus dem Pilot übernommen werden:

• Hardwarekonzept
• Display-Gruppen
• Rollen und Rechte
• Templates
• Content-Prozesse
• Integrationen
• Verantwortlichkeiten
• Support-Prozesse

Eine zentral verwaltete und skalierbare Plattform erleichtert diesen Schritt, weil neue Displays und Standorte in die bestehende Struktur aufgenommen werden können.

Die connectSignage-Plattform ist laut eigener Produktbeschreibung vom einzelnen Display bis zu größeren Netzwerken skalierbar und unterstützt die zentrale Verwaltung von Standorten und Screens.

Checkliste: Digitales schwarzes Brett planen und einführen

Bevor dein digitales schwarzes Brett live geht, solltest du folgende Punkte geklärt haben:

Strategie

• Welche Mitarbeitenden möchten wir erreichen?
• Welches Kommunikationsproblem möchten wir lösen?
• Welche Informationen sollen auf den Displays erscheinen?

Standorte

• Wo befinden sich die Zielgruppen?
• Wo werden Displays tatsächlich wahrgenommen?
• Welche Inhalte benötigt welcher Standort?

Software

• Können Inhalte und Displays zentral verwaltet werden?
• Können Inhalte zeitlich geplant werden?
• Können unterschiedliche Standorte separat gesteuert werden?
• Gibt es Rollen und Benutzerrechte?
• Gibt es Monitoring?
• Ist Offline-Wiedergabe möglich?
• Können bestehende Systeme angebunden werden?

Hardware

• Welche Displays werden benötigt?
• Gibt es bereits vorhandene Hardware?
• Wird ein integrierter oder externer Player eingesetzt?
• Welche Umgebungsbedingungen müssen berücksichtigt werden?

Integrationen

• Wo liegen die benötigten Informationen heute?
• Welche Daten sollen automatisiert übernommen werden?
• Welche Schnittstellen werden benötigt?

Organisation

• Wer erstellt Inhalte?
• Wer veröffentlicht Inhalte?
• Wer betreut lokale Informationen?
• Wer ist technisch verantwortlich?

Rollout

• Welcher Bereich eignet sich für einen Pilot?
• Wie werden Erfahrungen aus dem Pilot ausgewertet?
• Wie werden weitere Displays und Standorte eingebunden?
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Fazit: Ein digitales schwarzes Brett systematisch planen

Ein digitales schwarzes Brett ist mehr als ein Display für digitale Aushänge.

Damit die Lösung langfristig funktioniert, müssen Software, Hardware, Inhalte, Integrationen, Standorte und Verantwortlichkeiten zusammenpassen.

Definiere deshalb zuerst Zielgruppen und Kommunikationsziele. Wähle anschließend eine Digital-Signage-Software, die zur bestehenden IT-Infrastruktur passt und sich bei Bedarf auf weitere Displays und Standorte skalieren lässt.

Mit einem Pilotprojekt kannst du die Struktur zunächst testen und anschließend schrittweise ausbauen.

Wenn du noch am Anfang stehst und zunächst die Einsatzmöglichkeiten kennenlernen möchtest, lies unseren Grundlagenartikel Digitales Schwarzes Brett: Interne Kommunikation sichtbar machen.

Du möchtest dir die konkrete Lösung mit connectSignage ansehen? Dann findest du auf unserer Lösungsseite Digitales Schwarzes Brett weitere Informationen zu Funktionen und Einsatzmöglichkeiten.
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Häufige Fragen zur Umsetzung eines digitalen schwarzen Bretts

1. Welche Software eignet sich für ein digitales schwarzes Brett?

Für ein digitales schwarzes Brett eignet sich eine Digital-Signage-Software, mit der Inhalte, Displays, Standorte, Benutzer und Zeitpläne zentral verwaltet werden können. Wichtig sind außerdem Integrationen, Rollen und Rechte, Monitoring, Hardware-Kompatibilität und eine skalierbare Geräteverwaltung.

2. Welche Funktionen sollte eine Software für digitale schwarze Bretter bieten?

Wichtige Funktionen sind zentrale Content- und Geräteverwaltung, Zeitplanung, standortabhängige Ausspielung, Rollen und Rechte, Integrationen und Schnittstellen, Monitoring sowie Offline-Wiedergabe.

3. Welche Hardware brauche ich für ein digitales schwarzes Brett?

Grundsätzlich werden ein geeignetes Display und eine Player-Lösung benötigt. Welche Hardware sinnvoll ist, hängt unter anderem von Einsatzort, Betrachtungsabstand, Helligkeit, Betriebsdauer, Netzwerkverbindung und den gewünschten Inhalten ab.

4. Cloud oder On-Premises – was eignet sich für ein digitales schwarzes Brett?

Beide Betriebsmodelle sind möglich. Welche Variante geeignet ist, hängt von der IT-Strategie, den Sicherheitsanforderungen und den internen Unternehmensrichtlinien ab. Bei On-Premises wird die Software innerhalb der eigenen Infrastruktur betrieben, während eine Cloud-Lösung über eine bereitgestellte Cloud-Infrastruktur läuft.

5. Können bestehende Displays und Player weiterverwendet werden?

Das hängt von der verwendeten Digital-Signage-Software und der vorhandenen Hardware ab. Bei der Planung sollte deshalb geprüft werden, welche Displays, Betriebssysteme und Player bereits vorhanden sind und von der gewählten Plattform unterstützt werden.

6. Wie lassen sich bestehende Systeme und Datenquellen integrieren?

Über Integrationen und Schnittstellen können bestehende Datenquellen wie SharePoint, Microsoft Teams, Power BI, OneDrive, Kalender, Datenbanken, ERP-Systeme oder APIs mit der Digital-Signage-Plattform verbunden werden. Dadurch müssen Informationen nicht unnötig doppelt gepflegt werden.

7. Wie verwaltet man digitale schwarze Bretter an mehreren Standorten?

Mit einer zentralen Digital-Signage-Plattform können Displays und Inhalte standortübergreifend verwaltet werden. Gleichzeitig lassen sich Inhalte gezielt unternehmensweit, standortbezogen, bereichsbezogen oder auf einzelnen Displays ausspielen.

8. Welche Rollen und Rechte werden für ein digitales schwarzes Brett benötigt?

Das Berechtigungskonzept sollte festlegen, wer Inhalte erstellen, bearbeiten und veröffentlichen darf und wer Standorte, Benutzer, Displays und Player verwaltet. So können beispielsweise Unternehmenskommunikation, HR, lokale Verantwortliche und IT mit unterschiedlichen Berechtigungen arbeiten.

9. Wie startet man ein Pilotprojekt für ein digitales schwarzes Brett?

Für einen Pilot eignet sich ein klar abgegrenzter Bereich mit wenigen Displays, einer definierten Zielgruppe und festgelegten Inhalten. Dabei können Display-Standorte, Content-Prozesse, Integrationen, Rollen und die technische Zuverlässigkeit getestet werden.

10. Wie lässt sich ein digitales schwarzes Brett auf weitere Standorte ausrollen?

Nach einem erfolgreichen Pilotprojekt können bewährte Standards wie Hardwarekonzept, Display-Gruppen, Templates, Rollen und Rechte, Integrationen, Content- und Support-Prozesse auf weitere Standorte übertragen werden.