Digitales Schwarzes Brett Guide: Software, Planung & Umsetzung

Du möchtest ein digitales schwarzes Brett im Unternehmen einführen? Dann brauchst du mehr als einen Bildschirm an der Wand.

Für eine funktionierende Lösung müssen Digital-Signage-Software, Hardware, Inhalte, Standorte, Integrationen und interne Verantwortlichkeiten zusammenspielen.

Die Umsetzung lässt sich grundsätzlich in sechs Schritte unterteilen:

1. Ziel und Zielgruppen definieren
2. Standorte für die Displays festlegen
3. Digital-Signage-Software auswählen
4. Hardware und bestehende Systeme einbinden
5. Inhalte, Rollen und Rechte definieren
6. Mit einem Pilotprojekt starten und anschließend skalieren

In diesem Guide zeigen wir dir Schritt für Schritt, worauf du dabei achten solltest.

Du möchtest zunächst verstehen, wie digitale schwarze Bretter funktionieren und wofür sie eingesetzt werden? Dann findest du die Grundlagen in unserem Artikel Digitales Schwarzes Brett: Interne Kommunikation sichtbar machen.

1. Ziele und Zielgruppen definieren

Bevor du Software oder Displays auswählst, solltest du klären, welches Kommunikationsproblem das digitale schwarze Brett lösen soll.

Typische Ziele sind:

• Mitarbeitende ohne eigenen PC erreichen
• Informationen in der Produktion sichtbar machen
• Schicht- und Dienstpläne digital bereitstellen
• Unternehmensnews schneller verteilen
• mehrere Standorte zentral informieren
• klassische Aushänge digitalisieren
• Informationen aus bestehenden Systemen auf Displays bringen
• Sicherheits- oder Produktionsinformationen aktuell anzeigen

Eine hilfreiche Ausgangsfrage lautet:

Welche Mitarbeitenden erreichen unsere bestehenden Kommunikationskanäle heute nicht zuverlässig und welche Informationen sollen künftig auf Displays sichtbar sein?

Damit wird auch klarer, wo Displays benötigt werden und welche Funktionen die Software später erfüllen muss.

2. Wie erreicht man Mitarbeitende ohne eigenen PC?

Mitarbeitende in Produktion, Logistik, Lager oder anderen operativen Bereichen verfügen häufig über keinen eigenen PC-Arbeitsplatz. Dadurch werden Kommunikationskanäle wie E-Mail oder Intranet nicht von allen Beschäftigten gleichermaßen genutzt.

Ein digitales schwarzes Brett macht Informationen direkt im Arbeitsumfeld sichtbar.

Geeignete Standorte können beispielsweise sein:

• Produktionsbereiche
• Eingangsbereiche
• Pausenräume
• Kantinen
• Aufenthaltsräume
• Umkleiden
• Flure
• Lager- und Logistikbereiche

Digital Signage muss E-Mail, Intranet oder Mitarbeiter-App dabei nicht ersetzen. Displays können diese Kanäle ergänzen und Informationen dort sichtbar machen, wo Mitarbeitende sie im Arbeitsalltag tatsächlich wahrnehmen.

Wie das in Produktionsumgebungen eingesetzt werden kann, zeigen wir auf unserer Seite zu Digital Signage für Industrie und Produktion. Dort werden unter anderem Schichtpläne, Produktionsinformationen, Kennzahlen und interne Mitteilungen als typische Einsatzmöglichkeiten beschrieben.

3. Welche Software eignet sich für ein digitales schwarzes Brett?

Für ein digitales schwarzes Brett eignet sich eine Digital-Signage-Software, mit der Inhalte, Displays, Standorte, Benutzer und Veröffentlichungszeiten zentral verwaltet werden können.

Welche Software die richtige ist, hängt insbesondere von der Anzahl der Displays und Standorte, der vorhandenen Hardware, der bestehenden IT-Infrastruktur und den benötigten Integrationen ab.

Für Unternehmen mit mehreren Displays sollte die Software außerdem skalierbar sein. Neue Displays und Standorte sollten sich hinzufügen lassen, ohne dass eine separate Lösung aufgebaut werden muss.

Mit der connectSignage Digital-Signage-Plattform lassen sich Inhalte, Geräte und Standorte zentral verwalten. Inhalte können zeit- und standortabhängig ausgespielt und Benutzer über Rollen verwaltet werden.

4. Welche Funktionen sollte die Software bieten?

Für die Auswahl einer Software für digitale schwarze Bretter solltest du insbesondere folgende Funktionen prüfen:

Zentrale Content-Verwaltung

Inhalte sollten an einer Stelle erstellt und anschließend auf den gewünschten Displays veröffentlicht werden können.

Zeitplanung

Informationen sollten zu definierten Zeitpunkten automatisch erscheinen und wieder entfernt werden können.

Das ist beispielsweise für Veranstaltungen, Schichtinformationen oder zeitlich begrenzte Hinweise relevant.

Standortbasierte Ausspielung

Nicht jede Information ist für jeden Standort relevant. Deshalb sollte festgelegt werden können, welche Inhalte unternehmensweit und welche nur auf ausgewählten Displays erscheinen.

Rollen und Rechte

Unterschiedliche Abteilungen oder Standorte benötigen unterschiedliche Zugriffsrechte. Die Software sollte deshalb ein Rollen- und Berechtigungskonzept unterstützen.

Integrationen und Schnittstellen

Bereits vorhandene Informationen sollten möglichst nicht ein zweites Mal manuell gepflegt werden müssen. Schnittstellen und Integrationen ermöglichen die Anbindung bestehender Systeme und Datenquellen.

Monitoring

Bei mehreren Displays sollte zentral erkennbar sein, ob die eingesetzten Player und Displays ordnungsgemäß funktionieren.

Offline-Wiedergabe

Auch bei vorübergehenden Netzwerkproblemen sollten bereits bereitgestellte Inhalte weiter abgespielt werden können.

connectSignage bündelt diese Funktionen innerhalb einer zentralen Plattform und bietet unter anderem Zeitplanung, Rollenverwaltung, Geräteübersicht, Monitoring, Offline-Modus sowie offene Schnittstellen und Integrationen.

5. Cloud oder On-Premises?

Bei der Planung solltest du auch entscheiden, wie die Digital-Signage-Software betrieben werden soll.

Bei einer Cloud-Lösung wird die Plattform über eine bereitgestellte Cloud-Infrastruktur betrieben.

Bei einer On-Premises-Lösung läuft die Software dagegen innerhalb der eigenen Infrastruktur des Unternehmens.

Welches Betriebsmodell geeignet ist, hängt unter anderem von der IT-Strategie, den internen Sicherheitsanforderungen und bestehenden Unternehmensrichtlinien ab.

connectSignage unterstützt sowohl Cloud als auch On-Premises. Dadurch lässt sich das Betriebsmodell an unterschiedliche IT-Anforderungen anpassen.

6. Welche Hardware braucht ein digitales schwarzes Brett?

Für ein digitales schwarzes Brett werden grundsätzlich ein Display und eine geeignete Player-Lösung benötigt.

Welche Hardware sinnvoll ist, hängt vom Einsatzort ab.

Bei der Auswahl solltest du beispielsweise berücksichtigen:

• Größe des Displays
• Betrachtungsabstand
• Helligkeit
• tägliche Betriebsdauer
• Hoch- oder Querformat
• Netzwerkverbindung
• Touch-Funktion
• integrierter oder externer Player
• Umgebungsbedingungen

Ein Bildschirm im Büro stellt beispielsweise andere Anforderungen als ein Display in einer Produktionshalle.

Auch vorhandene Hardware sollte berücksichtigt werden. Eine hardwareunabhängige Digital-Signage-Plattform kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn bereits unterschiedliche Displays oder Player im Unternehmen vorhanden sind.

connectSignage unterstützt verschiedene SoC- und Player-Plattformen sowie Betriebssysteme, darunter Samsung, LG, Sony, Philips, iiyama, BrightSign, Windows und Android.

7. Welche Inhalte gehören auf ein digitales schwarzes Brett?

Die Inhalte sollten sich an Zielgruppe, Standort und Informationsbedarf orientieren.

Typische Inhalte sind:

• Unternehmensnews
• HR-Mitteilungen
• Schicht- und Dienstpläne
• Veranstaltungen
• neue Mitarbeitende
• Jubiläen
• Sicherheitsinformationen
• Produktionsinformationen
• Kennzahlen und Dashboards
• Speisepläne
• Wetter- oder Verkehrsinformationen

Entscheidend ist nicht, möglichst viele Inhalte auf einem Display unterzubringen.

Die bessere Frage lautet:

Welche Information ist für die Mitarbeitenden an diesem Standort gerade relevant?

Ein digitales schwarzes Brett in einer Produktionshalle kann deshalb andere Inhalte zeigen als ein Display im Verwaltungsgebäude.

8. Wie kann ich Unternehmensnews auf Bildschirmen anzeigen?

Unternehmensnews können direkt innerhalb einer Digital-Signage-Plattform erstellt oder aus bestehenden Informationsquellen übernommen werden.

Auf den Displays können beispielsweise erscheinen:

• Unternehmensmeldungen
• Projektupdates
• Veranstaltungen
• neue Mitarbeitende
• HR-Mitteilungen
• aktuelle Hinweise
• Erfolge und Meilensteine

Anschließend lässt sich festlegen, wann, wo und wie lange eine Meldung angezeigt wird.

So kann beispielsweise eine unternehmensweite Nachricht auf allen Displays erscheinen, während lokale Informationen ausschließlich an einem bestimmten Standort ausgespielt werden.

9. Wie lassen sich Schichtpläne und Mitarbeiterinformationen auf Bildschirmen anzeigen?

Schichtpläne und Mitarbeiterinformationen können entweder direkt innerhalb der Digital-Signage-Plattform gepflegt oder aus einer bestehenden Datenquelle übernommen werden.

Dabei sollte zunächst geprüft werden:

Wo werden diese Informationen heute gepflegt?

Existiert bereits ein führendes System, ist eine automatisierte Anbindung häufig sinnvoller als eine zweite manuelle Pflege.

Das Prinzip ist:

Bestehende Datenquelle → Digital-Signage-Plattform → ausgewählte Displays

So können beispielsweise aktuelle Schichtinformationen auf den Displays in der Produktion erscheinen, während andere Standorte oder Bereiche andere Informationen erhalten.

10. Bestehende Systeme und Datenquellen integrieren

Ein digitales schwarzes Brett sollte möglichst kein zusätzliches Informationssilo schaffen.

Prüfe deshalb vor der Einführung, welche Inhalte und Daten bereits in anderen Systemen vorhanden sind.

Das können beispielsweise sein:

• SharePoint
• Microsoft Teams
• Power BI
• OneDrive
• Kalender
• Datenbanken
• ERP-Systeme
• Netzwerkordner
• RSS-Feeds
• APIs und interne Anwendungen

Über Integrationen und Schnittstellen können vorhandene Informationen automatisiert auf Displays gebracht werden.

connectSignage bietet dafür offene Schnittstellen und eine Vielzahl an Integrationsmöglichkeiten. Auf der Plattformseite werden unter anderem Power BI, ERP-/Warenwirtschaftssysteme, Netzwerkordner, Active Directory und Google Workspace als Integrationsmöglichkeiten aufgeführt.

11. Wie verwaltet man digitale schwarze Bretter an mehreren Standorten?

Bei mehreren Werken, Niederlassungen oder Gebäuden sollte die Verwaltung zentral erfolgen und gleichzeitig lokale Inhalte ermöglichen.

Dafür können Inhalte beispielsweise in verschiedene Ebenen gegliedert werden:

Unternehmensweit
Informationen für alle Mitarbeitenden und Standorte.

Standortbezogen
Informationen für ein bestimmtes Werk oder eine Niederlassung.

Bereichsbezogen
Informationen für Produktion, Verwaltung, Empfang oder andere Bereiche.

Displaybezogen
Inhalte, die ausschließlich auf einem bestimmten Bildschirm erscheinen.

Ein Beispiel:

Alle Standorte
→ Unternehmensupdate

Werk A
→ lokale Veranstaltung

Produktion Werk A
→ Schichtplan und Produktionsinformationen

Empfang Werk A
→ Besucherinformationen

Mit einer zentralen Plattform müssen die einzelnen Displays dafür nicht separat verwaltet werden.

connectSignage ermöglicht die zentrale Steuerung von Screens sowie eine zeit- und standortbasierte Ausspielung von Inhalten.

12. Rollen und Rechte festlegen

Je mehr Personen mit dem System arbeiten, desto wichtiger wird ein klares Berechtigungskonzept.

Vor dem Rollout solltest du deshalb festlegen:

• Wer darf Inhalte erstellen?
• Wer darf Inhalte bearbeiten?
• Wer darf Inhalte veröffentlichen?
• Wer verwaltet einzelne Standorte?
• Wer verwaltet Displays und Player?
• Welche Abteilungen dürfen welche Inhalte bearbeiten?

Ein mögliches Modell:

Unternehmenskommunikation
→ zentrale Unternehmensnews

HR
→ Mitarbeiterinformationen

Lokale Verantwortliche
→ standortbezogene Inhalte

IT
→ Benutzer, Geräte und technische Infrastruktur

So können mehrere Abteilungen mit demselben System arbeiten, ohne dass jede Person Zugriff auf sämtliche Inhalte und Displays benötigt.

Rollen- und Benutzerverwaltung sowie Active-Directory-Anbindung gehören zu den auf der connectSignage-Plattform ausgewiesenen Funktionen.

13. Digitales schwarzes Brett in der Produktion

In Produktionsunternehmen sind digitale schwarze Bretter besonders relevant, wenn Mitarbeitende keinen festen PC-Arbeitsplatz oder keinen regelmäßigen Zugang zu E-Mail und Intranet haben.

Auf Displays können beispielsweise sichtbar gemacht werden:

• Schichtpläne
• Unternehmensnews
• Produktionskennzahlen
• Statusinformationen
• Sicherheitsmeldungen
• interne Hinweise

Die Inhalte werden zentral verwaltet und können gezielt auf bestimmte Werke, Produktionsbereiche oder Displays ausgespielt werden.

Auf unserer Seite Digital Signage für Industrie und Produktion findest du weitere Einsatzmöglichkeiten für Produktionsumgebungen.

14. Praxisbeispiel: Digitales schwarzes Brett bei RAILONE

Wie digitale schwarze Bretter in der Produktion eingesetzt werden können, zeigt RAILONE.

In den Werken haben viele Mitarbeitende keinen festen Arbeitsplatz und keinen Zugang zu E-Mail oder Intranet. Analoge schwarze Bretter wurden zuvor manuell gepflegt und Informationen waren dadurch teilweise nicht aktuell oder standortübergreifend einheitlich.

Mit connectSignage werden digitale schwarze Bretter in den Werken zentral gesteuert. Darüber werden unter anderem aktuelle Schichtpläne und relevante Hinweise sichtbar gemacht.

Die Inhalte können zentral angepasst und standortübergreifend verteilt werden. Dadurch erreicht RAILONE Mitarbeitende unabhängig davon, ob sie an einem klassischen Büroarbeitsplatz arbeiten.

15. Mit einem Pilotprojekt starten

Bei größeren Projekten kann es sinnvoll sein, nicht sofort alle Standorte auszustatten.

Starte beispielsweise mit:

1 Standort → wenige Displays → definierte Zielgruppe → klar definierte Inhalte

Im Pilotprojekt kannst du prüfen:

• Sind die Display-Standorte sinnvoll?
• Werden die richtigen Informationen angezeigt?
• Funktionieren die gewählten Content-Prozesse?
• Sind Integrationen zuverlässig?
• Sind Rollen und Verantwortlichkeiten klar?
• Wie häufig müssen Inhalte aktualisiert werden?
• Welche Rückmeldungen gibt es von Mitarbeitenden?

Die Erkenntnisse aus dem Pilotprojekt können anschließend in den weiteren Rollout einfließen.

16. Rollout auf weitere Standorte

Funktioniert der Pilot, kann die bestehende Struktur schrittweise erweitert werden.

Dabei sollten möglichst viele Standards aus dem Pilot übernommen werden:

• Hardwarekonzept
• Display-Gruppen
• Rollen und Rechte
• Templates
• Content-Prozesse
• Integrationen
• Verantwortlichkeiten
• Support-Prozesse

Eine zentral verwaltete und skalierbare Plattform erleichtert diesen Schritt, weil neue Displays und Standorte in die bestehende Struktur aufgenommen werden können.

Die connectSignage-Plattform ist laut eigener Produktbeschreibung vom einzelnen Display bis zu größeren Netzwerken skalierbar und unterstützt die zentrale Verwaltung von Standorten und Screens.

Checkliste: Digitales schwarzes Brett einführen

Bevor dein digitales schwarzes Brett live geht, solltest du folgende Punkte geklärt haben:

Strategie

• Welche Mitarbeitenden möchten wir erreichen?
• Welches Kommunikationsproblem möchten wir lösen?
• Welche Informationen sollen auf den Displays erscheinen?

Standorte

• Wo befinden sich die Zielgruppen?
• Wo werden Displays tatsächlich wahrgenommen?
• Welche Inhalte benötigt welcher Standort?

Software

• Können Inhalte und Displays zentral verwaltet werden?
• Können Inhalte zeitlich geplant werden?
• Können unterschiedliche Standorte separat gesteuert werden?
• Gibt es Rollen und Benutzerrechte?
• Gibt es Monitoring?
• Ist Offline-Wiedergabe möglich?
• Können bestehende Systeme angebunden werden?

Hardware

• Welche Displays werden benötigt?
• Gibt es bereits vorhandene Hardware?
• Wird ein integrierter oder externer Player eingesetzt?
• Welche Umgebungsbedingungen müssen berücksichtigt werden?

Integrationen

• Wo liegen die benötigten Informationen heute?
• Welche Daten sollen automatisiert übernommen werden?
• Welche Schnittstellen werden benötigt?

Organisation

• Wer erstellt Inhalte?
• Wer veröffentlicht Inhalte?
• Wer betreut lokale Informationen?
• Wer ist technisch verantwortlich?

Rollout

• Welcher Bereich eignet sich für einen Pilot?
• Wie werden Erfahrungen aus dem Pilot ausgewertet?
• Wie werden weitere Displays und Standorte eingebunden?

Fazit: Ein digitales schwarzes Brett systematisch planen

Ein digitales schwarzes Brett ist mehr als ein Display für digitale Aushänge.

Damit die Lösung langfristig funktioniert, müssen Software, Hardware, Inhalte, Integrationen, Standorte und Verantwortlichkeiten zusammenpassen.

Definiere deshalb zuerst Zielgruppen und Kommunikationsziele. Wähle anschließend eine Digital-Signage-Software, die zur bestehenden IT-Infrastruktur passt und sich bei Bedarf auf weitere Displays und Standorte skalieren lässt.

Mit einem Pilotprojekt kannst du die Struktur zunächst testen und anschließend schrittweise ausbauen.

Wenn du noch am Anfang stehst und zunächst die Einsatzmöglichkeiten kennenlernen möchtest, lies unseren Grundlagenartikel Digitales Schwarzes Brett: Interne Kommunikation sichtbar machen.

Häufige Fragen zur Umsetzung eines digitalen schwarzen Bretts

Welche Software eignet sich für ein digitales schwarzes Brett?

Für ein digitales schwarzes Brett eignet sich eine Digital-Signage-Software, mit der Inhalte, Displays, Standorte, Benutzer und Zeitpläne zentral verwaltet werden können. Bei mehreren Standorten sind zusätzlich Rollen und Rechte, Monitoring, Integrationen und eine skalierbare Geräteverwaltung wichtig.

Welche Funktionen braucht ein digitales schwarzes Brett?

Wichtige Funktionen sind zentrale Content- und Geräteverwaltung, Zeitplanung, standortabhängige Ausspielung, Rollen und Rechte, Integrationen, Monitoring und Offline-Wiedergabe.

Welche Hardware brauche ich für ein digitales schwarzes Brett?

Benötigt werden ein geeignetes Display und eine Player-Lösung. Ob ein integrierter System-on-Chip-Player oder ein externer Player eingesetzt wird, hängt von der vorhandenen Hardware, dem Einsatzort und den technischen Anforderungen ab.

Wie erreiche ich Mitarbeitende ohne eigenen PC?

Digitale Displays können Informationen direkt an Arbeitsorten wie Produktion, Lager, Pausenraum oder Kantine sichtbar machen. Dadurch können auch Mitarbeitende erreicht werden, die E-Mail oder Intranet nicht regelmäßig nutzen.

Wie kann ich Mitarbeitende an verschiedenen Standorten informieren?

Mit einer zentralen Digital-Signage-Plattform können Inhalte unternehmensweit oder gezielt für einzelne Standorte, Bereiche und Displays veröffentlicht werden. Zentrale und lokale Kommunikation lassen sich dadurch miteinander kombinieren.

Wie kann ich Unternehmensnews auf Bildschirmen anzeigen?

Unternehmensnews können direkt in einer Digital-Signage-Plattform erstellt oder aus bestehenden Datenquellen übernommen werden. Anschließend wird festgelegt, auf welchen Displays, an welchen Standorten und zu welchen Zeiten die Informationen erscheinen.

Wie lassen sich Schichtpläne und Mitarbeiterinformationen auf Bildschirmen anzeigen?

Schichtpläne und Mitarbeiterinformationen können direkt gepflegt oder aus bestehenden Datenquellen übernommen werden. Über die Digital-Signage-Plattform werden die Informationen anschließend gezielt auf den gewünschten Displays ausgespielt.

Eignet sich ein digitales schwarzes Brett für die Produktion?

Ja. Digitale schwarze Bretter eignen sich besonders für Produktionsbereiche, in denen Mitarbeitende keinen festen PC-Arbeitsplatz haben. Schichtpläne, Unternehmensnews, Produktionsinformationen und Sicherheitshinweise können dadurch direkt im Arbeitsumfeld sichtbar gemacht werden.

Kann ein digitales schwarzes Brett an mehreren Standorten eingesetzt werden?

Ja. Bei einer zentralen Digital-Signage-Plattform können Displays und Inhalte standortübergreifend verwaltet werden. Gleichzeitig lassen sich lokale Inhalte gezielt nur auf bestimmten Displays oder an einzelnen Standorten ausspielen.