Digitale Raumbuchung mit Microsoft 365: So setzt GGM Gastro sie ein

Digitale Raumbuchung: Wenn der Kalender direkt am Meetingraum sichtbar wird

Ein Meetingraum ist im Kalender gebucht, steht aber leer. Ein anderer Raum ist belegt, obwohl von außen nicht erkennbar ist, ob dort gerade ein Termin stattfindet. Mitarbeitende suchen nach freien Räumen oder unterbrechen versehentlich laufende Meetings. Solche Situationen kennt fast jedes Unternehmen mit mehreren Besprechungsräumen.

GGM Gastro wollte die Raumorganisation am Standort Ochtrup transparenter gestalten. Gleichzeitig sollte die bestehende Arbeitsweise mit Microsoft 365 und Outlook erhalten bleiben. Die Lösung: digitale Raumbuchungsdisplays mit connectSignage und ProDVX.

Die Herausforderung: Raumstatus und Verfügbarkeit fehlten vor Ort

Kalenderinformationen waren zwar digital vorhanden, aber nicht direkt am Raum sichtbar. Dadurch mussten Mitarbeitende freie Räume suchen oder zunächst im Kalender prüfen. Auch im Showroom bestand ein ähnliches Informationsproblem: Dort sollte schnell erkennbar sein, welche Kundenberater gerade verfügbar oder bereits in einem Gespräch sind.

Gesucht wurde daher eine Lösung, die bestehende Kalenderdaten nutzt, Verfügbarkeiten in Echtzeit sichtbar macht und spontane Buchungen ermöglicht.

Die Lösung: 10-Zoll-Touchdisplays vor den Räumen

Vor den Meetingräumen kommen 10-Zoll-Touchdisplays von ProDVX zum Einsatz. connectSignage zeigt darauf den aktuellen Raumstatus, laufende Termine und die nächste Buchung an.

Mitarbeitende können einen freien Raum direkt am Display buchen. Alternativ bleibt die gewohnte Buchung über Microsoft 365 und Outlook bestehen. Die Informationen werden automatisch synchronisiert, sodass Kalender und Anzeige am Raum denselben aktuellen Stand abbilden.

Welche Informationen sind direkt am Raum sichtbar?

• ob der Raum aktuell frei oder belegt ist
• welcher Termin gerade stattfindet
• wann die nächste Buchung beginnt
• aktuelle Kalenderinformationen aus Microsoft 365 und Outlook

Der Vorteil liegt vor allem in der Verbindung von digitalem Kalender und physischem Raum. Informationen müssen nicht erst gesucht werden, sondern sind genau dort sichtbar, wo sie benötigt werden.

Ein zweiter Use Case: Live-Verfügbarkeit im Showroom

GGM Gastro nutzt das Prinzip der Live-Verfügbarkeit auch außerhalb der Meetingräume. Im Showroom zeigen Displays, ob Kundenberater frei oder bereits in einer Beratung sind. Damit wird dieselbe Grundidee auf einen weiteren Unternehmensprozess übertragen: vorhandene Statusinformationen werden sichtbar und erleichtern die Orientierung vor Ort.

Warum die Microsoft-365-Integration wichtig ist

Eine digitale Raumbuchung sollte möglichst keinen zusätzlichen Kalender schaffen. Mitarbeitende sollen nicht zwei Systeme parallel pflegen müssen. Bei GGM Gastro bleibt Microsoft 365 beziehungsweise Outlook deshalb Bestandteil des bestehenden Prozesses.

connectSignage macht die Informationen aus diesem Prozess am Raum sichtbar und ergänzt die Möglichkeit zur direkten Interaktion über das Touchdisplay. Mehr zu diesem Ansatz findest du auf unserer Seite zur digitalen Raumbuchung und beim Meetingraum-Display.

Was Unternehmen aus dem GGM-Gastro-Case lernen können

Vor der Einführung eines Raumbuchungssystems lohnt sich ein Blick auf die vorhandenen Prozesse. Wenn Outlook oder Microsoft 365 bereits etabliert sind, sollte die Displaylösung diese Prozesse ergänzen statt ersetzen. Dadurch bleibt die Bedienung für Mitarbeitende vertraut.

Die vollständige Umsetzung mit Bildern findest du in der GGM-Gastro-Referenz.

Weitere typische Einsatzmöglichkeiten und Anforderungen dieser Branche findest du auf unserer Seite zu Digital Signage für Gastronomie & Hospitality.

Häufige Fragen zur digitalen Raumbuchung

Wie funktioniert digitale Raumbuchung mit Microsoft 365 und Outlook?

Bei GGM Gastro werden bestehende Kalenderinformationen aus Microsoft 365 und Outlook mit den Raumbuchungsdisplays synchronisiert. Dadurch bleiben Buchungen im gewohnten Kalenderprozess und werden zusätzlich direkt am Raum sichtbar.

Können Meetingräume direkt am Display gebucht werden?

Ja. Freie Räume können bei GGM Gastro direkt über die 10-Zoll-Touchdisplays gebucht werden. Alternativ ist die Buchung weiterhin über Microsoft 365 und Outlook möglich.

Welche Informationen zeigt ein digitales Raumbuchungsdisplay?

Das Display zeigt unter anderem, ob ein Raum frei oder belegt ist, welcher Termin aktuell läuft und wann die nächste Buchung beginnt.

Welche Vorteile bietet ein Raumbuchungsdisplay vor dem Meetingraum?

Mitarbeitende erkennen den aktuellen Raumstatus direkt vor Ort, müssen freie Räume weniger suchen und können spontane Buchungen einfacher durchführen. Gleichzeitig bleibt der Kalender mit dem Display synchronisiert.

Wie nutzt GGM Gastro Live-Verfügbarkeit außerhalb von Meetingräumen?

Im Showroom werden Displays genutzt, um sichtbar zu machen, ob Kundenberater frei oder bereits in einer Beratung sind. Damit wird das Prinzip der Live-Verfügbarkeit auf einen weiteren Unternehmensbereich übertragen.

Fazit

GGM Gastro zeigt, wie digitale Raumbuchung bestehende Microsoft-365-Prozesse sinnvoll erweitert. Kalenderdaten werden direkt am Raum sichtbar, spontane Buchungen werden einfacher und Mitarbeitende erkennen schneller, welche Räume verfügbar sind. Gleichzeitig lässt sich das Prinzip der Live-Verfügbarkeit auf weitere Bereiche wie den Showroom übertragen.