Interne Kommunikation in der Produktion: So erreichst du Mitarbeitende ohne PC

Wie Informationen auch dort ankommen, wo E-Mail, Intranet und Teams im Arbeitsalltag nicht ständig verfügbar sind.

Eine wichtige Unternehmensmeldung wird per E-Mail verschickt und zusätzlich im Intranet veröffentlicht. Mitarbeitende im Büro sehen sie häufig noch am selben Arbeitstag. Doch was ist mit Beschäftigten in der Produktion, die während ihrer Schicht weder am eigenen PC sitzen noch regelmäßig das Intranet oder Microsoft Teams öffnen?

Genau hier liegt eine besondere Herausforderung der internen Kommunikation in Produktionsunternehmen: Informationen müssen auch Mitarbeitende erreichen, deren Arbeitsalltag nicht vor einem Bildschirm stattfindet.

Hinzu kommen wechselnde Schichten, unterschiedliche Produktionsbereiche und möglicherweise mehrere Werke. Eine Information kann für die gesamte Belegschaft relevant sein, nur einen Standort betreffen oder innerhalb kurzer Zeit eine bestimmte Schicht erreichen müssen.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur, welche Informationen kommuniziert werden, sondern vor allem: Über welchen Kanal erreichen sie die richtigen Mitarbeitenden zum richtigen Zeitpunkt?

1. Warum ist interne Kommunikation in der Produktion anders?

Interne Kommunikation in der Produktion muss berücksichtigen, dass viele Mitarbeitende keinen festen PC-Arbeitsplatz haben und klassische digitale Kommunikationskanäle nicht permanent zu ihrem Arbeitsalltag gehören.

Während Büroangestellte einen großen Teil ihres Arbeitstags am Computer verbringen, arbeiten Beschäftigte in Produktion und Fertigung direkt an Maschinen, Anlagen oder Produktionslinien.

Dadurch entstehen besondere Anforderungen:

• Mitarbeitende arbeiten in unterschiedlichen Schichten.
• Nicht jeder verfügt über einen eigenen PC oder ein dienstliches Smartphone.
• Informationen müssen teilweise kurzfristig verfügbar sein.
• Unterschiedliche Produktionsbereiche benötigen unterschiedliche Informationen.
• Bei mehreren Werken kommen standortspezifische Anforderungen hinzu.
• Für die aktive Suche nach internen Informationen bleibt im Arbeitsalltag häufig wenig Zeit.

Eine Unternehmensmeldung kann deshalb zwar digital verfügbar sein – das bedeutet aber noch nicht automatisch, dass sie von allen Mitarbeitenden wahrgenommen wird.

Erreichbarkeit wird damit zu einer zentralen Voraussetzung für funktionierende interne Kommunikation in der Produktion.

Wie Digital Signage die interne Kommunikation grundsätzlich ergänzen kann, welche Inhalte sich dafür eignen und wie Informationen gezielt ausgespielt werden, zeigen wir in unserem Praxis-Guide zur internen Kommunikation mit Digital Signage.
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2. Warum erreichen E-Mail, Intranet und Teams nicht automatisch alle Mitarbeitenden?

E-Mail, Intranet und Microsoft Teams setzen voraus, dass Mitarbeitende regelmäßig auf ein entsprechendes Endgerät und den jeweiligen Kanal zugreifen. Bei Produktionsmitarbeitenden ohne festen PC ist das nicht immer Bestandteil des Arbeitsalltags.

Diese Kanäle funktionieren nach einem aktiven Prinzip: Eine E-Mail muss geöffnet, das Intranet aufgerufen oder Teams geprüft werden.

Für Beschäftigte mit einem festen Büroarbeitsplatz geschieht das häufig selbstverständlich während des Arbeitstags. Wer dagegen überwiegend an einer Maschine, Produktionslinie oder in einem anderen operativen Bereich arbeitet, hat andere Kontaktpunkte.

Das bedeutet nicht, dass E-Mail, Intranet oder Teams für Produktionsunternehmen ungeeignet sind. Sie können weiterhin wichtige Bestandteile der internen Kommunikation sein – beispielsweise für ausführliche Informationen, Dokumente oder Mitarbeitende mit entsprechendem Zugang.

Das Problem ist nicht der Kommunikationskanal selbst, sondern die Frage, ob die jeweilige Zielgruppe darüber im Arbeitsalltag tatsächlich erreicht wird.

Deshalb benötigen Produktionsunternehmen häufig zusätzliche Kommunikationswege.
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3. Welche Kanäle eignen sich für Produktionsmitarbeitende?

Für Produktionsmitarbeitende eignet sich meist ein Mix aus mehreren Kommunikationskanälen. Welcher Kanal sinnvoll ist, hängt von Zielgruppe, Inhalt, Dringlichkeit und Arbeitssituation ab.

Persönliche Kommunikation
Schichtübergaben, Teamgespräche oder Besprechungen ermöglichen direkten Austausch und Rückfragen. Sie eignen sich besonders für komplexe, sensible oder erklärungsbedürftige Informationen.

E-Mail, Intranet und Microsoft Teams
Digitale Bürokanäle bieten Raum für ausführliche Inhalte und Dokumente. Sie sind besonders relevant für Beschäftigte, die während ihres Arbeitstags regelmäßig darauf zugreifen können.

Mitarbeiter-Apps
Eine App kann Informationen mobil verfügbar machen. Dafür benötigen Mitarbeitende ein geeignetes Endgerät und müssen die Anwendung aktiv nutzen.

Analoge Aushänge
Schwarze Bretter sind unabhängig von einem persönlichen Endgerät sichtbar. Neue oder kurzfristig geänderte Informationen müssen jedoch manuell aktualisiert werden – insbesondere bei mehreren Aushängen oder Werken kann dadurch zusätzlicher Aufwand entstehen.

Displays und digitale schwarze Bretter
Informationen werden direkt im Arbeitsumfeld sichtbar. Mitarbeitende müssen dafür keinen eigenen digitalen Kanal öffnen. Inhalte können zudem zentral aktualisiert und abhängig vom jeweiligen Einsatz gezielt ausgespielt werden.

Keiner dieser Kanäle muss die anderen vollständig ersetzen. Entscheidend ist ein Kommunikationsmix, der sich daran orientiert, wie die jeweilige Mitarbeitergruppe im Arbeitsalltag tatsächlich erreichbar ist.
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4. Push statt Pull: Welche Rolle spielt Digital Signage in der Produktion?

Digital Signage ergänzt die interne Kommunikation um einen sichtbaren Kontaktpunkt im Arbeitsumfeld: Statt Informationen ausschließlich zum aktiven Abruf bereitzustellen, können relevante Inhalte dort erscheinen, wo Produktionsmitarbeitende ohnehin vorbeikommen oder arbeiten.

Der Unterschied lässt sich an einem einfachen Beispiel verdeutlichen:

Eine kurzfristige organisatorische Änderung wird im Intranet veröffentlicht. Damit ein Produktionsmitarbeiter davon erfährt, muss er das Intranet aufrufen und die Meldung finden.

Wird dieselbe relevante Information zusätzlich auf einem Display am Mitarbeitereingang angezeigt, begegnet sie ihm auf dem Weg zu seiner Schicht.

Das macht Digital Signage besonders interessant für Informationen, die sichtbar, aktuell und für eine bestimmte Zielgruppe relevant sein sollen.

Je nach Arbeitsumgebung können digitale Displays beispielsweise an Mitarbeitereingängen, in Produktionsbereichen, Pausenräumen oder Kantinen eingesetzt werden.

Dabei gilt auch hier: Digital Signage ersetzt weder persönliche Kommunikation noch E-Mail, Intranet oder Mitarbeiter-Apps. Die Displays schaffen einen zusätzlichen Kontaktpunkt für Beschäftigte, die über klassische Bürokanäle im Arbeitsalltag nicht kontinuierlich erreichbar sind.
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5. Welche Informationen müssen wann sichtbar sein?

Welche Information auf einem Produktionsdisplay sinnvoll ist, hängt stark davon ab, wann und in welcher Situation Mitarbeitende das Display sehen.

Statt möglichst viele Inhalte gleichzeitig zu zeigen, sollte die Kommunikation deshalb am Arbeitsalltag ausgerichtet werden.

Vor Schichtbeginn
Am Mitarbeitereingang oder in Zugangsbereichen sind aktuelle Schichtinformationen, kurzfristige organisatorische Änderungen oder wichtige Tagesinformationen besonders relevant.

Während der Arbeit
In Produktionsbereichen stehen arbeitsbezogene Inhalte im Vordergrund. Dazu können Sicherheitshinweise, Prozessänderungen, Produktionsinformationen oder relevante Kennzahlen gehören.

Während der Pause
Im Pausenraum oder in der Kantine ist mehr Raum für Inhalte, die nicht unmittelbar für den Produktionsprozess benötigt werden. Unternehmensnews, HR-Informationen, Benefits, Veranstaltungen oder interne Aktionen können hier stärker in den Mittelpunkt rücken.

Über einen längeren Zeitraum
Schulungen, interne Kampagnen, neue Ansprechpartner oder wiederkehrende Hinweise können über einen definierten Zeitraum regelmäßig eingeblendet werden.

Damit entscheidet nicht nur der Inhalt über die Wirksamkeit der Kommunikation. Zeitpunkt, Zielgruppe und Nutzungssituation sind genauso wichtig.
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6. Wie gelangen Informationen aus bestehenden Systemen in die Produktion?

Informationen für Produktionsdisplays müssen nicht zwangsläufig ein zweites Mal manuell erstellt werden. Liegen Inhalte bereits in bestehenden Systemen vor, können diese Datenquellen für die Displaykommunikation genutzt werden.

Der Informationsweg kann beispielsweise so aussehen:

Eine Unternehmensmeldung wird bereits in SharePoint gepflegt. Statt dieselbe Meldung zusätzlich für Produktionsmitarbeitende neu anzulegen, kann der vorhandene Inhalt für ausgewählte Displays genutzt werden.

Produktionskennzahlen liegen in Power BI vor. Relevante Dashboards oder Kennzahlen können auf Displays im entsprechenden Produktionsbereich sichtbar gemacht werden.

Schicht- oder Termininformationen liegen bereits digital vor. Abhängig von der vorhandenen Datenquelle können diese Informationen ebenfalls für die Displaykommunikation genutzt und automatisiert aktualisiert werden.

Neben Microsoft-Anwendungen können auch Webseiten, Kalender, RSS-Feeds, Social-Media-Inhalte, Datenbanken oder individuelle APIs als Quellen dienen.

connectSignage bietet aktuell über 500 Schnittstellen und Integrationsmöglichkeiten, über die sich unterschiedliche Daten- und Inhaltsquellen in Digital-Signage-Anwendungen einbinden lassen.

Für Produktionsunternehmen liegt der Mehrwert vor allem darin, bestehende Informationsprozesse weiterzuverwenden, statt für die Kommunikation auf Displays parallele Pflegeprozesse aufzubauen.
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7. Wie erreicht eine Information mehrere Schichten und Werke?

Bei mehreren Schichten und Produktionsstandorten muss gesteuert werden können, welche Information wann und an welchem Werk sichtbar ist. Nicht jede Meldung ist automatisch für die gesamte Belegschaft relevant.

Ein Beispiel zeigt den Unterschied:

Eine neue unternehmensweite HR-Information soll alle Mitarbeitenden erreichen. Eine geänderte Sicherheitsanweisung betrifft dagegen nur Werk A. Gleichzeitig muss eine kurzfristige Schichtänderung ausschließlich den Beschäftigten der Frühschicht an Werk B angezeigt werden.

Für die Kommunikation ergeben sich damit unterschiedliche Ebenen:

Unternehmensweit
Unternehmensnews, zentrale HR-Informationen oder interne Kampagnen können übergreifend bereitgestellt werden.

Standortbezogen
Lokale Sicherheitsinformationen, Ansprechpartner, Veranstaltungen oder organisatorische Änderungen werden nur im jeweiligen Werk benötigt.

Zeitbezogen
Schichtinformationen oder kurzfristige Hinweise können zu den Zeitpunkten angezeigt werden, an denen die entsprechende Zielgruppe erreicht werden soll.

Auch die Verantwortlichkeiten können unterschiedlich sein. Während zentrale Inhalte beispielsweise durch die Unternehmenskommunikation gepflegt werden, können lokale Verantwortliche zusätzliche Informationen für ihr Werk verwalten.

So muss nicht jedes Display denselben Content zeigen. Die Kommunikation kann sich danach richten, welche Information für welche Mitarbeitenden an welchem Standort relevant ist.
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8. Vom analogen Aushang zum digitalen schwarzen Brett

Digitale schwarze Bretter übertragen das Prinzip des klassischen Aushangs auf zentral verwaltete Displays. Der bekannte Kommunikationsort bleibt bestehen, während Inhalte digital aktualisiert und verteilt werden können.

Analoge schwarze Bretter haben gerade in Produktionsumgebungen einen entscheidenden Vorteil: Mitarbeitende benötigen weder einen eigenen PC noch einen persönlichen Zugang, um Informationen wahrzunehmen.

Die Herausforderung entsteht bei der Pflege. Ändert sich eine Information, müssen Ausdrucke aktualisiert und gegebenenfalls an mehreren Stellen oder Standorten ausgetauscht werden.

Beim digitalen schwarzen Brett bleibt der Grundgedanke derselbe: Informationen werden an einem festen, für Mitarbeitende zugänglichen Ort sichtbar.

Der Unterschied liegt in der Verwaltung. Inhalte können zentral aktualisiert, zeitlich geplant und – abhängig vom jeweiligen Kommunikationskonzept – unterschiedlichen Standorten oder Displays zugeordnet werden.

Damit lässt sich ein etablierter Kommunikationsweg weiterentwickeln, ohne vorauszusetzen, dass jeder Produktionsmitarbeiter regelmäßig einen eigenen digitalen Kanal öffnet.

→ Mehr über digitale schwarze Bretter erfahren
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9. Praxisbeispiel RAILONE: Digitale schwarze Bretter in den Werken

Wie diese Form der Mitarbeiterkommunikation praktisch eingesetzt werden kann, zeigt RAILONE.

Die Herausforderung
In den Produktionsbereichen arbeiten Mitarbeitende ohne festen PC-Arbeitsplatz oder regelmäßigen Zugang zu klassischen Bürokanälen. Gleichzeitig müssen Informationen zuverlässig an unterschiedlichen Standorten verfügbar sein.

Die Lösung
Mit connectSignage setzt RAILONE auf eine zentrale Plattform für die standortübergreifende Informationssteuerung. Digitale schwarze Bretter ersetzen in den Werken die bisherigen analogen Aushänge.

Der Einsatz im Arbeitsalltag
Informationen können zentral und flexibel aktualisiert und direkt in den Werken sichtbar gemacht werden. Zusätzlich kommen Welcome Screens in den Empfangsbereichen zum Einsatz.

Damit zeigt das Beispiel, wie sich ein bestehender Kommunikationsort – das schwarze Brett – digital weiterentwickeln und über mehrere Standorte hinweg zentral verwalten lässt.

→ RAILONE: Moderne interne Kommunikation
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10. Was braucht eine Lösung für Mitarbeiterkommunikation in der Produktion?

Eine Lösung für interne Kommunikation in der Produktion sollte zentrale und lokale Inhalte verbinden, unterschiedliche Werke und Displays berücksichtigen, bestehende Datenquellen nutzen und auch bei größeren Displaynetzwerken zentral verwaltbar bleiben.

Besonders relevant sind dabei folgende Anforderungen:

Zentrale und lokale Contentsteuerung
Unternehmensweite Informationen sollten zentral ausgespielt werden können, während einzelne Werke gleichzeitig eigene relevante Inhalte ergänzen können.

Zeit- und Standortsteuerung
Eine Information sollte dort und dann erscheinen können, wo sie benötigt wird – beispielsweise nur in einem bestimmten Werk oder innerhalb eines festgelegten Zeitraums.

Rollen und Rechte
Bei mehreren Standorten können unterschiedliche Personen für die Kommunikation verantwortlich sein. Entsprechende Berechtigungen helfen dabei, zentrale und lokale Verantwortlichkeiten voneinander zu trennen.

Anbindung bestehender Systeme
Vorhandene Datenquellen und Informationsprozesse sollten möglichst weitergenutzt werden können, damit Inhalte nicht für jeden Kommunikationskanal erneut gepflegt werden müssen.

Zentrale Playerverwaltung und Monitoring
Wer Displays über mehrere Produktionsstandorte hinweg betreibt, benötigt auch einen Überblick über die technische Infrastruktur. Der Status der eingesetzten Player sollte zentral nachvollziehbar sein, damit Auffälligkeiten erkannt werden können.

connectSignage verbindet diese Anforderungen unter anderem über zentrale Contentsteuerung, Zeit- und Standortsteuerung, Rollen und Rechte, Integrationen sowie Player Administration und Monitoring.

→ Interne Kommunikation mit connectSignage kennenlernen
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Fazit: Erreichbarkeit beginnt beim Arbeitsalltag

Die entscheidende Frage für interne Kommunikation in der Produktion lautet nicht, welcher Kommunikationskanal grundsätzlich der beste ist. Entscheidend ist, über welchen Kanal eine bestimmte Mitarbeitergruppe in ihrem Arbeitsalltag tatsächlich erreichbar ist.

Gerade bei Produktionsmitarbeitenden ohne festen PC-Arbeitsplatz reicht es deshalb häufig nicht aus, Informationen ausschließlich über klassische Bürokanäle bereitzustellen.

Persönliche Kommunikation, E-Mail, Intranet, Mitarbeiter-Apps, Aushänge und Displays können unterschiedliche Aufgaben übernehmen. Digital Signage ergänzt diesen Mix um einen sichtbaren Kontaktpunkt direkt im Arbeitsumfeld.

So können Informationen dort verfügbar gemacht werden, wo Produktionsmitarbeitende arbeiten, ihre Schicht beginnen oder ihre Pause verbringen.
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Häufige Fragen zur Internen Kommunikation mit Digital Signage

1. Wie erreicht man Mitarbeitende ohne eigenen PC?

Mitarbeitende ohne eigenen PC lassen sich über Kommunikationskanäle erreichen, die keinen festen Computerarbeitsplatz voraussetzen. Dazu gehören persönliche Kommunikation, Mitarbeiter-Apps, Aushänge und Displays direkt im Arbeitsumfeld.

2. Welche Kanäle eignen sich für Produktionsmitarbeitende?

Für Produktionsmitarbeitende eignet sich meist ein Mix aus persönlicher Kommunikation, E-Mail und Intranet, Mitarbeiter-Apps, analogen Aushängen und Digital Signage. Entscheidend ist, welche Kanäle die jeweilige Zielgruppe im Arbeitsalltag tatsächlich nutzt.

3. Warum reichen E-Mail und Intranet in der Produktion häufig nicht aus?

E-Mail und Intranet müssen aktiv über ein entsprechendes Endgerät aufgerufen werden. Produktionsmitarbeitende ohne festen PC-Arbeitsplatz greifen während ihrer Arbeit jedoch nicht immer regelmäßig auf diese Kanäle zu.

4. Welche Rolle spielen Displays in der Mitarbeiterkommunikation?

Displays machen Informationen direkt im Arbeitsumfeld sichtbar. Sie ergänzen bestehende Kommunikationskanäle und können insbesondere Mitarbeitende erreichen, die E-Mail, Intranet oder Teams nicht kontinuierlich nutzen.

5. Wo sollten Displays in der Produktion stehen?

Displays sollten dort platziert werden, wo die jeweilige Zielgruppe regelmäßig vorbeikommt oder arbeitet. Geeignete Orte können Mitarbeitereingänge, Produktionsbereiche, Pausenräume, Kantinen sowie Zugangsbereiche sein.

6. Welche Informationen eignen sich für Produktionsdisplays?

Je nach Standort eignen sich Schichtinformationen, Sicherheitshinweise, Produktionsinformationen, Kennzahlen, Unternehmensnews, HR-Informationen, Termine oder Schulungen.

7. Wie können Schichtpläne digital angezeigt werden?

Liegen Schichtinformationen bereits digital vor, können sie abhängig von der Datenquelle in die Displaykommunikation eingebunden werden. Die Informationen lassen sich anschließend auf den für die jeweilige Schicht relevanten Displays anzeigen.

8. Wie erreichen HR-News Produktionsmitarbeitende?

HR-News können zusätzlich zu Intranet, E-Mail oder Mitarbeiter-App auf Displays in häufig frequentierten Bereichen wie Pausenräumen, Kantinen oder Mitarbeitereingängen sichtbar gemacht werden.

9. Wie können Sicherheitsinformationen in der Produktion kommuniziert werden?

Sicherheitsinformationen können über mehrere Kanäle kommuniziert werden. Displays können vorgeschriebene und bestehende Sicherheitskommunikation ergänzen, indem relevante Hinweise direkt in den betroffenen Arbeitsbereichen sichtbar gemacht werden.

10. Wie können Unternehmensnews Produktionsmitarbeitende erreichen?

Unternehmensnews können über Displays an zentralen Kontaktpunkten im Werk sichtbar gemacht werden. Dadurch lassen sich Informationen auch Beschäftigten zugänglich machen, die klassische digitale Bürokanäle nicht regelmäßig nutzen.

11. Wie funktioniert Mitarbeiterkommunikation über mehrere Werke?

Unternehmensweite Inhalte können zentral bereitgestellt und mit lokalen Informationen einzelner Werke kombiniert werden. Standort-, zeit- und displaybezogene Steuerung ermöglicht es, unterschiedliche Zielgruppen gezielt anzusprechen.

12. Welche Software eignet sich für interne Kommunikation in der Produktion?

Geeignet ist eine Digital-Signage-Software, die zentrale und lokale Contentsteuerung, zeit- und standortbezogene Ausspielung, Rollen und Rechte, bestehende Datenquellen sowie die zentrale Verwaltung und Überwachung der Player unterstützt.